Saisie

1. La numérisation et l’envoi des pièces comptables :

   • Récupération des pièces suivant les modalités du client :
     • par email ou par fax (pour les petits volumes)
     • sur un espace web dédié à chaque client
     • sur un fichier serveur pour les postes dédiés
     • envoi automatique au client la confirmation du nombre de documents reçus
   • Contrôle des pièces à l’arrivée et indexation :
     • vérification de la qualité des images
     • mise en lot et rapprochement des pièces
     • indexation de vos pièces suivant votre arborescence de classement, conforme à votre nomenclature
     • mise à disposition automatique des pièces à saisir dans un workflow de “pièce à saisir”, dédiée à chaque client.
2. La saisie des informations comptables :
• Saisie classique:

  Mise en place d’un système de double saisie contrôlée, il s’agit de saisir les mêmes informations comptables par deux comptables différents et faire ainsi apparaitre automatiquement les incohérences entre les deux saisies. L’analyse et les corrections éventuelles sont faites par un vérificateur dédié. Le taux d’erreur sera réduit  pratiquement à zéro.

• Saisie automatisée :

  Les comptables accèdent aux documents numériques, contrôlent les indexations et les imputations comptables et analytiques dans les journaux de pré-saisie et imputent manuellement les pièces non identifiées par le système automatique.

Les libellés sont standardisés afin de faciliter les révisions ultérieures. Des mails de relance sont systématiquement envoyés en cas de pièces manquantes (relevés de banque, factures, etc …). De nombreux autres contrôles sont effectués tels que: TVA, régularité des pièces, séquence de factures.

3. La restitution suivant les modalités du client :

   Les écritures sont saisies en temps réel dans le logiciel du client ou générées dans un fichier d’import paramétré selon le format et le dessin d’enregistrement permettant une intégration parfaite dans les logiciels du client.