La dématérialisation de processus est l’acte de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés. Comme exemple les plus communs, nous pouvons citer la dématérialisation des courriers entrants, la dématérialisation des factures, la dématérialisation des flux monétaires (chèques, …), la dématérialisation des procédures administratives (déclaration fiscales et sociales, télé-TVA, appels d’offres,…).
La dématérialisation des processus présente plusieurs avantages, notamment la réduction des couts et des temps de traitement, la sécurisation des flux, l’homogénéisation des processus documentaires et de ce fait, une meilleure réponse aux contraintes légales et règlementaires de plus en plus fortes.
Les enjeux pour l’entreprise qui utilise la GED :
- Maitriser les flux d’informations et de documents papier et électroniques circulant dans l’entreprise.
- Créer un gain de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus comme le traitement des factures fournisseurs, bons de commande, bons de Livraison, tableaux, classement, archivage, partage ou recherche d’informations.
- Optimiser la traçabilité et la fluidité des documents.
- Eviter la perte d’informations au cours de leur diffusion, tous les documents sont indexés et stockées dans un endroit défini, rendant les contenus accessibles, en fonction de la hiérarchisation des autorisations définies par l’entreprise.
- Faciliter les recherches pour l’analyse des documents et pour leur contrôle.
- Gain de place en raison de leur mode de stockage.
