Rédaction documents Collaboratifs

Rédigez vos courriers sortants ou générez des réponses aux courriers entrants à partir de modèles prédéfinis, avec circuit d’approbation, de signature et enregistrement en GED.

Réponse liée à un courrier entrant
Base de modèle de documents partagée
Rôles de rédacteur et approbateur de workflow
Signature électronique et traçabilité des actions
Archivage sécurisé en GED au format PDF

Réponse à un
courrier entrant Nouveau document
à partir d’un modèle Rédaction des
documents
directement dans la
suite MS Office Rédaction Bannette de rédaction,
de contrôle et
de modification
des documents Bannette de suivi des
documents en cours
de validation Validation et
signature Documents
acceptés Les documents peuvent
circuler entre plusieurs
valideurs et signataires Bannette des
documents refusés Bannette des
documents
acceptés Publication Publication du
document vers les
logiciels externes,
CRM, GED Documents
refusés Transfert entre
valideurs et
signataires

LES MODELES DE DOCUMENTS

  • Bibliothèque partagée de documents
  • Gestion de catégories de modèles de document
  • Format Word, Excel, Powerpoint
  • Insertion d’index à la création du nouveau document
  • Pour création de nouveaux documents
  • Pour réponse à un courrier entrant déjà numérisé
  • Lien direct entre courrier entrant et sa réponse

LA REDACTION AVEC MS OFFICE

  • Intégration de la suite MS Office dans les bannettes
  • Versioning auto à chaque révision du document
  • Bannette de suivi des documents en cours de validation
  • Bannette des documents acceptés à publier
  • Bannette des documents refusés archivés en GED
  • Ajout de commentaires et post-it pour les valideurs

VALIDATION ET SIGNATURE ELECTRONIQUE

  • Possibilité d’édition directe du document avec versioning
  • Possibilité d’ajout de commentaires et renvoi au rédacteur
  • Transfert du document entre valideurs et signataires
  • Conversion en PDF et signature électronique PDF
  • Intégration de signatures graphiques dans les documents
  • Rappels automatiques pour les documents en retard

ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS

  • Archivage natif dans la GED

  • Gestion des droits d’accès automatiques par service
  • Traçabilité intégrale des opérations des documents
  • Recherche en mode plein texte, arborescence, index
  • Gestion des pièces jointes et des réponses aux courriers